آخر اليوم في أي عيادة بيتكرر نفس المشهد: الريسبشن بتعد الدرج، والدكتور بيسأل "كام النهارده؟"، وحد بيطلع الورقة ويقارن. لو الرقم مش مظبوط، محدش عارف الغلط فين: دفعة اتنست، ولا خصم اتعمل من غير ما يتسجل، ولا فلوس راحت في حتة.
في المقال ده هنشرح خطوة خطوة إزاي كشفي بيسجل الفلوس طول اليوم، وإزاي جرد الدرج "الأعمى" في آخر اليوم بيخلي المقارنة بتتم من غير ما حد يعرف الرقم المتوقع، وإزاي ده كله بيتحول لأرباح وكاش فلو للدكتور أو المالك.
كل دفعة بتتسجل في مكان واحد
أي دفعة بتتاخد على الريسبشن بتنزل في تبويب الإيرادات (Revenue) ومعاها المريض، والخصم، وجزء التأمين، وطريقة الدفع. مفيش دفتر تاني ولا شيت بيتملا آخر اليوم، لأن الإيراد بيطلع من شغل العيادة نفسه.
المصروفات بتتسجل مرة واحدة، حسب النوع والفرع، وممكن تبقى مرة واحدة أو متكررة كل أسبوع أو شهر أو ربع سنة أو سنة. وفي حاجات بتتضاف لوحدها كمصروف: أوردرات معمل الأسنان، والمخزون اللي استلمته، ودفعات نصيب الدكاترة.
إيه هو الجرد الأعمى؟
لو فعّلت جرد الدرج، لما الريسبشن تدوس "إنهاء اليوم" (End the day) كشفي بيسألها: في الدرج كام؟ هي بتكتب اللي عدّته بس، ومش بتشوف الرقم اللي المفروض يكون موجود. كشفي هو اللي بيعمل المقارنة.
الفايدة واضحة: لو الريسبشن شافت الرقم المتوقع قبل ما تكتب، ممكن تكتبه هو وخلاص. الجرد الأعمى بيخلي الرقم اللي اتكتب هو العد الفعلي.
لو الدرج ناقص
لو العد طلع أقل من المتوقع، كل واحد عنده صلاحية "شوف المالية" (See Finance) بيجيله تنبيه. يعني المالك أو المدير المالي يعرف في نفس اليوم، مش بعد أسبوعين لما حد يراجع الدفاتر.
التنبيه مش بيقولك مين غلط ولا ليه، هو بيقولك إن فيه فرق. بعدها تفتح تبويب الإيرادات وتراجع دفعات اليوم واحدة واحدة وتعرف الفرق جاي منين.
من الإيراد للربح والكاش فلو
قائمة الدخل (Income statement) بتجمع الإيراد حسب المصدر: كشوفات وإجراءات، وخطط علاج، وباقات جلسات. وبعدين التكاليف المباشرة (معامل، مستلزمات، نصيب الدكاترة) والتكاليف الجارية (إيجار، مرتبات، إعلانات)، وبعدها مجمل الربح وصافي الربح وهامش الربح. كل سطر جنبه الفترة اللي قبلها والتغيير، وتقدر تنزّلها CSV للمحاسب.
أما الكاش فلو فبيوريك الفلوس اللي اتحركت فعلاً: داخلة من المرضى والمحافظ والتأمين، وخارجة مصروفات ومرتجعات، مقسمة كاش وكارت وInstaPay وتحويل، يوم بيوم. لما شركة التأمين تدفع، بتسجلها فينزل رصيد "مستحق عند شركات التأمين".
مين يشوف إيه؟
الريسبشن بتاخد الدفعات وتقفل اليوم، لكن مش بتشوف أرباح العيادة. تبويبات المالية بتفتح بس للأدوار اللي معاها صلاحية See Finance، والمالك بس هو اللي يقدر يديها لحد. نفس الكلام على المصروفات والمرتبات: حساسة، والمالك بس هو اللي يدّي صلاحيتها.
تقدر كمان تعمل أدوار خاصة بيك من الريسبشن أو المدير وتشغّل أو تقفل كل صلاحية. اقرأ التفاصيل في صفحة الفريق والأدوار.
حدود لازم تعرفها
- الإيرادات والمصروفات وباقي تبويبات المالية موجودة في كل الباقات. قائمة الدخل والكاش فلو وجرد الدرج في آخر اليوم من باقة Team وأعلى، يعني مش في باقة Solo.
- الجرد الأعمى بيكشف إن فيه فرق، لكنه مش بيحدد السبب. المراجعة بتفضل شغلك.
- التنبيه بيوصل لأصحاب صلاحية المالية بس، فلازم تحدد مين فعلاً يشوفها.
تفاصيل المالية كلها في صفحة الإيرادات والمالية، والأسعار والباقات في صفحة الأسعار.
